Videokonferenzen sind auch keine Lösung

Die Welt hält den Atem an ange­sichts der Coro­na-Pan­de­mie. Räum­li­che Distanz („Social-Distancing“) ist ange­ra­ten, um die Aus­brei­tung des Virus zu ver­lang­sa­men, was drin­gend not­wen­dig ist, damit die Gesund­heits­sys­te­me nicht über­las­tet wer­den. Das bedeu­tet nun für vie­le, dass sie räum­lich ver­teilt arbei­ten müs­sen. Und das auf Dau­er und nicht mal eben einen hal­ben im Tag Home-Office, weil der Klemp­ner kommt.

Reden wir also mal dar­über, wie die­se räum­lich ver­teil­te Zusam­men­ar­beit gut gelin­gen kann. Jetzt ein­fach alle vor­he­ri­gen Bespre­chun­gen als Video­kon­fe­ren­zen durch­zu­füh­ren, ist da ja nur so mit­tel­gut: Wenn du eine Scheiß­be­spre­chung digi­ta­li­sierst, dann hast du eben eine scheiß digi­ta­le Bespre­chung. (In Anleh­nung an den Aus­spruch von Thors­ten Dirks, dem ehe­ma­li­gen CEO von Tele­fó­ni­ca Deutsch­land, zur Digi­ta­li­sie­rung)

Video­kon­fe­ren­zen sind nur ein Teil der Lösung. Räum­lich ver­teil­te Zusam­men­ar­beit muss auch und zuerst bedeu­ten, schrift­lich und asyn­chron zu kom­mu­ni­zie­ren. Ganz beson­ders dann, wenn alle im Home-Office sit­zen mit Kin­dern und Part­nern und das alles irgend­wie gere­gelt bekom­men müs­sen. Ein wenig erin­nern mich daher die gan­zen jetzt auf­kom­men­den Tipps rund um gute Video­kon­fe­ren­zen an Hen­ry Ford: „Wenn ich die Men­schen gefragt hät­te, was sie wol­len, hät­ten sie gesagt schnel­le­re Pferde.“

Das Pro­blem ist doch, dass in vie­len Orga­ni­sa­tio­nen ein aus­ge­präg­ter Prä­senz­kult herrscht(e). Home-Office und Mobil­ar­beit war natür­lich mög­lich, aber immer die Aus­nah­me und irgend­wie Arbeit zwei­ter Klas­se und nichts für ech­te Höchst­leis­ter. Für den einen Tag Home-Office in der Woche konn­te man sich dann leicht mit Video­kon­fe­ren­zen behel­fen oder ein­fach die Bespre­chung auf einen der ande­ren Tage schieben. 

Die wenigs­ten haben gelernt, auf Dau­er räum­lich ver­teilt und asyn­chron zu arbei­ten. Begrei­fen wir die aktu­el­le Situa­ti­on also als Chan­ce, unse­re bis­he­ri­ge Arbeits­wei­se zu hin­ter­fra­gen und neue For­men der Zusam­men­ar­beit auf Distanz ein­zu­üben. Eine Übung die dar­über­hin­aus auch bes­tens geeig­net ist, auch die dro­hen­de Kli­ma­ka­ta­stro­phe einzudämmen.

Mee­tings are by defi­ni­ti­on a con­ces­si­on to defi­ci­ent orga­niza­ti­on. For one eit­her meets or one works.

Peter F. Dru­cker, 1967. The Effec­ti­ve Excecutive

Damit hat Peter F. Dru­cker schon 1967 eigent­lich alles gesagt, was über Bespre­chun­gen grund­sätz­lich gesagt wer­den muss. Orga­ni­sa­tio­nen wer­den nicht für Bespre­chun­gen bezahlt. Punkt. Bespre­chun­gen sind aller­dings not­wen­dig, um die hoch­gra­dig arbeits­tei­li­ge Wert­schöp­fung zu orga­ni­sie­ren. Weni­ger Bespre­chun­gen sind also bes­ser. Und die­se weni­gen müs­sen dann natür­lich gut orga­ni­siert und vor­be­rei­tet sein. Das war schon immer so, aber jetzt, wo sich alles vir­tu­ell abspie­len muss, ist Vor­be­rei­tung und Orga­ni­sa­ti­on beson­ders wich­tig, weil es vir­tu­ell weni­ger Mög­lich­kei­ten gibt, das wäh­rend­des­sen inter­ak­tiv zu kompensieren. 

We don’t do Power­Point (or any other slide-ori­en­ted) pre­sen­ta­ti­ons at Ama­zon. Ins­tead, we wri­te nar­ra­tively struc­tu­red six-page memos. We sil­ent­ly read one at the begin­ning of each mee­ting in a kind of “stu­dy hall.”

Jeff Bezos

Wäh­rend es frü­her reich­te eine Agen­da mit ein paar Stich­punk­ten in den Ter­min­ein­trag zu schrei­ben (und das war schon ein Fort­schritt und eine Good Prac­ti­ce) und dann in der Bespre­chung gemein­sam eine Power­Point-Prä­sen­ta­ti­on mit mehr oder weni­ger gut auf­be­rei­te­ten Inhal­ten durch­zu­ge­hen, emp­feh­le ich für ver­teil­tes Arbei­ten grund­sätz­lich eine gute schrift­li­che Vor­be­rei­tung. Es müs­sen ja nicht gleich die sechs­sei­ti­gen Memos in Pro­sa sein, die Jeff Bezos nutzt, nur eine durch­dach­te schrift­li­che Vor­be­rei­tung. Und das am bes­ten so, dass die Inhal­te in Form von Kom­men­ta­ren oder durch die Mög­lich­keit zur gemein­sa­men Bear­bei­tung im Vor­feld schon asyn­chron dis­ku­tiert wer­den kön­nen (z.B. in einem Wiki wie Con­fluence oder in gemein­sa­men Doku­men­ten in Micro­soft Teams oder Goog­le Docs). Die eigent­li­che Bespre­chung dient dann – falls über­haupt noch not­wen­dig – nur zur gemein­sa­men Entscheidung. 

It’s hard to come up with a big­ger was­te of money, time, or atten­ti­on than sta­tus meetings.

Jason Fried. Signal vs. Noise

Jason Fried und David Hei­ne­mei­er Hans­son haben Base­camp von Anfang an kon­se­quent dezen­tral auf­ge­baut haben. Eines ihrer lesens­wer­ten Bücher heißt des­halb auch „REMOTE: Office Not Requi­red“ (Ama­zon Affi­lia­te-Link). Bei Base­camp sind die Mit­ar­bei­ter über den Glo­bus ver­streut und kön­nen sich nicht eben mal schnell tref­fen. Das klas­si­sche Sta­tus-Mee­ting oder neu­deutsch Stand-up funk­tio­niert in die­sem radi­kal dezen­tra­li­sier­ten Modell nicht und Jason Fried äußert zudem Zwei­fel, ob sol­che Bespre­chun­gen über­haupt sinn­voll sind, weil in der Regel die ein­zel­nen Team­mit­glie­der die aus­ge­tausch­ten Infor­ma­tio­nen gar nicht in dem Moment der Bespre­chung und auch nicht alle zur sel­ben Zeit benötigen.

Natür­lich fin­det auch bei Base­camp ein reger Aus­tausch inner­halb von Teams statt, das meis­te davon aber schrift­lich und asyn­chron. Jeden Tag machen die Mit­ar­bei­ter einen soge­nann­ten „Check-In“ und schrei­ben (unter­stützt durch ihre Soft­ware Base­camp) für alle sicht­bar, wor­an sie heu­te gear­bei­tet haben. Und zu Beginn einer Woche schreibt jeder zusätz­lich, wor­an er die­se Woche arbei­ten wird. Die­se mehr oder weni­ger kur­zen schrift­li­chen Aktua­li­sie­run­gen jedes ein­zel­nen und die dar­aus ent­ste­hen­den Dis­kus­sio­nen erset­zen die andern­orts übli­chen Bespre­chun­gen ohne Verlust.

E‑mail is whe­re know­ledge goes to die.

Bill French

Wenn hier von schrift­li­cher Vor­be­rei­tung die Rede ist, dann ist expli­zit nicht E‑Mail gemeint. Für die ver­teil­te asyn­chro­ne Zusam­men­ar­beit ist E‑Mail zwar de fac­to heu­te noch ein Stan­dard, aber nicht wirk­lich geeig­net. Sie ist im wesent­li­chen ein digi­ta­ler Brief und für die Kom­mu­ni­ka­ti­on zwi­schen zwei Men­schen oder höchs­tens für die Dis­kus­si­on in einer klei­nen Grup­pe gemacht. Län­ge­re Dis­kus­sio­nen in grö­ße­ren Grup­pen wer­den schnell unüber­sicht­lich und füh­ren dann dazu, dass ein Mee­ting anbe­raumt wird.

Für ver­teil­tes Arbei­ten braucht es vir­tu­el­le Räu­me für asyn­chro­ne Dis­kus­sio­nen jen­seits von Video­kon­fe­ren­zen. Sei es in Slack, Micro­soft Teams (das es übri­gens wegen der Coro­na-Pan­de­mie gera­de kos­ten­los gibt, was ein sehr fei­ner Zug von Micro­soft ist) oder dem Enter­pri­se Social Net­work. Oder sei es ent­lang von Unter­la­gen oder ande­ren Art­fak­ten, z.B. auf Wiki-Sei­ten in Con­fluence oder in Goog­le Docs oder auch an Back­log-Items in JIRA. Alles bes­ser als E‑Mail, wo die Dis­kus­si­on aus dem Kon­text geris­sen ist und das kol­lek­ti­ve Wis­sen einen lang­sa­men Tod stirbt.