Projektmanagement ohne Excel ist möglich, aber sinnlos!

Hand auf­’s Herz: Wie vie­le Excel-Tabel­len gibt es in euren Pro­jek­ten? Ein paar Anre­gun­gen gefäl­lig: Lis­te offe­ner Punk­te, Pro­duct-Back­log, Anfor­de­rungs­lis­te, Con­trol­ling, Pro­jekt­plan, Risi­ko­lis­te. Die­se Auf­zäh­lung lie­ße sich bei­na­he end­los fort­set­zen. Jede noch so klei­ne Nische des Pro­jekt­ma­nage­ments hat irgend­je­mand irgend­wann schon ein­mal mit Excel aus­ge­füllt. Oft quick & dir­ty, manch­mal aber auch extrem auf­wän­dig und kom­pli­ziert. Fast macht es den Ein­druck als sei Pro­jekt­ma­nage­ment ohne Excel mög­lich, aber sinn­los. Einer der Grün­de für den flä­chen­de­cken­den Ein­satz von Excel ist aber die fal­sche Vor­ge­hens­wei­se vie­ler Unter­neh­men indem sie über­stürzt Pro­jekt­ma­nage­ment-Werk­zeu­ge ein­füh­ren ohne zuerst die dahin­ter ste­hen­de Metho­dik ver­in­ner­licht zu haben.

pro•ject man•ag•er [ˈprɒʤekt ‚mænɪʤəʳ] (n): A sophisti­ca­ted device for tur­ning cof­fee into spreadsheets.

— Mar­cus Rait­ner (@marcusraitner) August 19, 2013

Natür­lich wüss­ten wir es bes­ser. Die Viel­zahl an teil­wei­se hoch­in­te­grier­ter Pro­jekt­ma­nage­ment-Soft­ware (sie­he Lis­te auf openPM) spricht Bän­de. Den­noch kommt in der Pra­xis, jeden­falls in mei­ner Pra­xis, doch immer wie­der und fast aus­schließ­lich Excel zum Ein­satz. Ein­zi­ge Aus­nah­me ist oft nur der Pro­jekt­plan in MS Pro­ject, Mer­lin (Affi­lia­te-Link) & Co. – aller­dings meist nur als Fas­sa­de, um sich den Anstrich der Pro­fes­sio­na­li­tät zu geben. Ein metho­disch sau­be­rer und sinn­vol­ler Ein­satz (wie in der Serie Pro­jekt­pla­nung 101 aus­führ­lich beschrie­ben) ist eher sel­ten anzu­tref­fen, in den aller­meis­ten Fäl­len wer­den MS Pro­ject, Mer­lin & Co. genutzt wie Excel: Kei­ne Ver­knüp­fun­gen, dafür fes­te Anfangs- und End­zei­ten und die Bal­ken ein­fach an die gewünsch­te Posi­ti­on schie­ben. So muss Technik!

A fool with a tool is still a fool.
Ame­ri­ka­ni­sches Sprichwort

Es gibt Aus­nah­men. Ich ken­ne eine Rei­he hoch­pro­fes­sio­nel­ler Pro­jekt­ma­na­ger, die MS Pro­ject, Mer­lin & Co. sinn­voll und rich­tig ein­set­zen und in der Lage sind die rich­ti­gen Werk­zeu­ge für das jewei­li­ge Pro­jekt rich­tig anzu­wen­den. Inklu­si­ve Excel. Der Unter­schied liegt näm­lich nicht im Werk­zeug, son­dern in der Her­an­ge­hens­wei­se. Das Werk­zeug steht ganz am Ende. Am Anfang steht die Fra­ge nach der Stra­te­gie und der Metho­dik: Wo ste­hen wir? Wo wol­len wir hin? Wie gehen wir vor? Und was brau­chen wir dafür im Pro­jekt? Neh­men wir an, ein Soft­ware­pro­jekt umfasst eine grö­ße­re Men­ge von rela­tiv klei­nen und im Wesent­li­chen unab­hän­gi­gen Anfor­de­run­gen, die irgend­wann auf­kom­men, bewer­tet und dis­ku­tiert, umge­setzt, getes­tet und aus­ge­lie­fert wer­den müs­sen. Hier­für einen Ablauf­plan zu ver­wal­ten wäre offen­sicht­lich ohne jeden Mehr­wert, wür­de aber erheb­li­chen Auf­wand gene­rie­ren, eine Lis­te der Anfor­de­run­gen reicht völ­lig. Bei genaue­rer Betrach­tung wür­de sich sogar ein web­ba­sier­tes Werk­zeug zur Ver­wal­tung von Anfor­de­run­gen (oder ein Bug­track­ing-Tool) anbie­ten, weil dort die Dis­kus­si­on in Form von Kom­men­ta­ren mit dem jewei­li­gen Ein­trag ver­bun­den ist. Ver­wal­tet man die Lis­te in Excel fin­det die Dis­kus­si­on an ande­rer Stel­le statt, bei­spiels­wei­se in E‑Mails, und lässt sich bei Bedarf nicht mehr oder nicht effi­zi­ent auffinden.

Was für die Aus­wahl der Werk­zeu­ge im Pro­jekt im Klei­nen gilt, näm­lich zuerst Stra­te­gie, dann die pas­sen­de Metho­de, dann das kon­kre­te Werk­zeug dazu, gilt auch für die Unter­neh­men im Gro­ßen und ins­be­son­de­re für die Aus­bil­dung der Mit­ar­bei­ter. Vie­le Unter­neh­men machen es aber genau anders her­um: Aus Grün­den der Stan­dar­di­sie­rung (und weil die fal­schen Men­schen mit­ein­an­der Golf spie­len) wird ein Werk­zeug für alle ver­pflich­tend ein­ge­führt und geschult. Dass wir in der Pra­xis so viel Excel sehen und MS Pro­ject, Mer­lin & Co wie Excel ver­wen­det wer­den, zeigt deut­lich, dass das Werk­zeug ohne Metho­dik nichts bewirkt und höchs­tens Frust und Auf­wand erzeugt. Es bleibt dann alles beim Alten: intern wird wie eh und je mit Excel gear­bei­tet und dann um der Form Genü­ge zu tun mehr oder weni­ger flei­ßig in das neue Stan­dard­werk­zeug übertragen.

proj•ect man•age•ment of•fice |ˈprä­jˌekt manij­mənt ˈôfis| (n): Men who sta­re at spreadsheets. #chief­ex­cel­of­fi­cer

— Mar­cus Rait­ner (@marcusraitner) August 22, 2013

Pro­jekt­ma­nage­ment ist nie eine Fra­ge des Werk­zeugs. Ein erfah­re­ner Pro­jekt­ma­na­ger kommt auch mit Excel zurecht und einem uner­fah­re­nen hel­fen auch die bes­ten Werk­zeu­ge nicht. Werk­zeu­ge brin­gen nur dann einen Nut­zen, wenn sie zur Stra­te­gie und Metho­dik passen.

Foto: Das Arti­kel­bild wur­de von zzpza unter dem Titel „Tools“ auf Flickr unter einer Crea­ti­ve Com­mons CC BY 2.0 Lizenz veröffentlicht.