Projektplanung 101: Arbeitspakete

Arbeitspakete sind die atomaren Bausteine des Projektplans. Die Definition der Arbeitspakete hat großen Einfluss auf die Verständlichkeit des Plans aber auch auf seine Handhabbarkeit bei der Verfolgung und Aktualisierung. Es ist sehr schwierig, allgemein gültige Regeln aufzustellen, wie Arbeitspakete beschaffen sein müssen; jedes Projekt, jeder Projektleiter und jedes Projektumfeld hat spezifische Vorlieben und stellt andere Anforderungen. Dennoch kann und sollte man darüber nachdenken, welche Einflussgrößen es gibt und wie sie sich auf den Umgang mit dem Projektplan auswirken.

Unschärfe und Handhabbarkeit

Je größer die Arbeitspakete gewählt werden, desto ungenauer kann der Fortschritt des Projekts ermittelt werden. In manchen Projekten und Projektumfeldern kann man mit dieser Unschärfe gut leben, während es in anderen einen gefährlichen Blindflug bedeutet. Wählt man Arbeitspakete hingegen zu klein, lässt sich der Fortschritt wiederum sehr gut ermitteln, sofern man sich und seinen Mitarbeitern die Bürde der Aktualisierung aufhalsen will. und kann. Ein todsicheres Mittel für Unmut im Team sind eine Vielzahl sehr kleiner Arbeitspakete mit jeweils eigenen Positionen im Zeiterfassungssystem, so dass die Arbeitszeit auf mindestens 10, besser noch 20, verschiedene Positionen verbucht werden muss und jede Fehlbuchung gerügt wird.

So much of what we call management consists in making it difficult for people to work.
Peter F. Drucker
Peter F. Drucker

Kontrolle und Micromanagement

Zu große Arbeitspakete sind also schwer zu planen und zu verfolgen; zu kleine erschweren die Aktualisierung des Planes und führen zu Unmut angesichts des administrativen Aufwands für den einzelnen Mitarbeiter. Abgesehen davon beschädigt das Bedürfnis nach Micromanagement, dessen Symptom zu kleine Arbeitspakete sind, die intrinsiche Motivation der Mitarbeiter. Als ein wesentlicher Baustein der intrinsichen Motivation von Menschen gilt nämlich die Autonomie und Eigenverantwortung, wie es in diesem ausgezeichneten Video zum Buch „Drive“ von Daniel Pink (Amazon Affiliate-Link) erklärt wird.

Implizite und explizite Abhängigkeiten

Je größer Arbeitspakete gewählt werden, desto schwierig wird es diese logisch richtig in der Ablaufplanung miteinander zu verknüpfen. Es hängt dann alles irgendwie mit allem zusammen und der Plan besteht irgendwann nur noch aus wenigen lang und mehr oder weniger parallel laufenden Arbeitspaketen ohne explizite Abhängigkeiten. Neben dem bereits erwähnten Problem der Unschärfe der Fortschrittsmessung, macht es ein solch degenerierter Plan tendenziell auch schwieriger Auswirkungen von Ereignissen zu bewerten. Wenn beispielsweise Konzeption und Programmierung in ein einziges Arbeitspaket gepackt wurden, lässt sich die Abhängigkeit der Erstellung von Testfällen und Testdaten zur Konzeption gar nicht mehr ausdrücken und Auswirkungen einer Verzögerung der Konzeption lassen sich nur noch mit implizitem Nebenwissen erkennen.

Fazit

Arbeitspakete richtig zu schneiden ist nicht einfach. Es gilt abzuwägen zwischen dem Bedürfnis nach Kontrolle und Verfolgung des Plans einerseits und dem Aufwand für die Aktualisierung andererseits. Vor dem Hintergrund der negativen Auswirkungen von zu kleinen Arbeitspaketen auf die Motivation, sollten Arbeitspakete lieber etwas größer sein und dem Bedürfnis nach eigenverantwortlichem Handeln der Menschen Rechnung tragen. Dem damit einhergehenden Problem der Unschärfe hinsichtlich der Abarbeitung kann beispielsweise durch definierte Statusschritte je Arbeitspaket begegnet werden.

Bisher erschienene Teile der Serie »Projektplanung 101«

Bildnachweis: Das Artikelbild wurde von Thomas’s Pics unter dem Titel „Parcels“ auf Flickr unter eine Creative Commons Lizenz (CC BY 2.0) veröffentlicht.

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Von Marcus Raitner