Projektplanung 101: Arbeitspakete

Arbeits­pa­ke­te sind die ato­ma­ren Bau­stei­ne des Pro­jekt­plans. Die Defi­ni­ti­on der Arbeits­pa­ke­te hat gro­ßen Ein­fluss auf die Ver­ständ­lich­keit des Plans aber auch auf sei­ne Hand­hab­bar­keit bei der Ver­fol­gung und Aktua­li­sie­rung. Es ist sehr schwie­rig, all­ge­mein gül­ti­ge Regeln auf­zu­stel­len, wie Arbeits­pa­ke­te beschaf­fen sein müs­sen; jedes Pro­jekt, jeder Pro­jekt­lei­ter und jedes Pro­jekt­um­feld hat spe­zi­fi­sche Vor­lie­ben und stellt ande­re Anfor­de­run­gen. Den­noch kann und soll­te man dar­über nach­den­ken, wel­che Ein­fluss­grö­ßen es gibt und wie sie sich auf den Umgang mit dem Pro­jekt­plan auswirken.

Unschärfe und Handhabbarkeit

Je grö­ßer die Arbeits­pa­ke­te gewählt wer­den, des­to unge­nau­er kann der Fort­schritt des Pro­jekts ermit­telt wer­den. In man­chen Pro­jek­ten und Pro­jekt­um­fel­dern kann man mit die­ser Unschär­fe gut leben, wäh­rend es in ande­ren einen gefähr­li­chen Blind­flug bedeu­tet. Wählt man Arbeits­pa­ke­te hin­ge­gen zu klein, lässt sich der Fort­schritt wie­der­um sehr gut ermit­teln, sofern man sich und sei­nen Mit­ar­bei­tern die Bür­de der Aktua­li­sie­rung auf­hal­sen will. und kann. Ein tod­si­che­res Mit­tel für Unmut im Team sind eine Viel­zahl sehr klei­ner Arbeits­pa­ke­te mit jeweils eige­nen Posi­tio­nen im Zeit­er­fas­sungs­sys­tem, so dass die Arbeits­zeit auf min­des­tens 10, bes­ser noch 20, ver­schie­de­ne Posi­tio­nen ver­bucht wer­den muss und jede Fehl­bu­chung gerügt wird.

So much of what we call manage­ment con­sists in making it dif­fi­cult for peo­p­le to work.
Peter F. Drucker

Peter F. Drucker

Kontrolle und Micromanagement

Zu gro­ße Arbeits­pa­ke­te sind also schwer zu pla­nen und zu ver­fol­gen; zu klei­ne erschwe­ren die Aktua­li­sie­rung des Pla­nes und füh­ren zu Unmut ange­sichts des admi­nis­tra­ti­ven Auf­wands für den ein­zel­nen Mit­ar­bei­ter. Abge­se­hen davon beschä­digt das Bedürf­nis nach Micro­ma­nage­ment, des­sen Sym­ptom zu klei­ne Arbeits­pa­ke­te sind, die intrin­si­che Moti­va­ti­on der Mit­ar­bei­ter. Als ein wesent­li­cher Bau­stein der intrin­si­chen Moti­va­ti­on von Men­schen gilt näm­lich die Auto­no­mie und Eigen­ver­ant­wor­tung, wie es in die­sem aus­ge­zeich­ne­ten Video zum Buch „Dri­ve“ von Dani­el Pink (Ama­zon Affi­lia­te-Link) erklärt wird.

Implizite und explizite Abhängigkeiten

Je grö­ßer Arbeits­pa­ke­te gewählt wer­den, des­to schwie­rig wird es die­se logisch rich­tig in der Ablauf­pla­nung mit­ein­an­der zu ver­knüp­fen. Es hängt dann alles irgend­wie mit allem zusam­men und der Plan besteht irgend­wann nur noch aus weni­gen lang und mehr oder weni­ger par­al­lel lau­fen­den Arbeits­pa­ke­ten ohne expli­zi­te Abhän­gig­kei­ten. Neben dem bereits erwähn­ten Pro­blem der Unschär­fe der Fort­schritts­mes­sung, macht es ein solch dege­ne­rier­ter Plan ten­den­zi­ell auch schwie­ri­ger Aus­wir­kun­gen von Ereig­nis­sen zu bewer­ten. Wenn bei­spiels­wei­se Kon­zep­ti­on und Pro­gram­mie­rung in ein ein­zi­ges Arbeits­pa­ket gepackt wur­den, lässt sich die Abhän­gig­keit der Erstel­lung von Test­fäl­len und Test­da­ten zur Kon­zep­ti­on gar nicht mehr aus­drü­cken und Aus­wir­kun­gen einer Ver­zö­ge­rung der Kon­zep­ti­on las­sen sich nur noch mit impli­zi­tem Neben­wis­sen erkennen.

Fazit

Arbeits­pa­ke­te rich­tig zu schnei­den ist nicht ein­fach. Es gilt abzu­wä­gen zwi­schen dem Bedürf­nis nach Kon­trol­le und Ver­fol­gung des Plans einer­seits und dem Auf­wand für die Aktua­li­sie­rung ande­rer­seits. Vor dem Hin­ter­grund der nega­ti­ven Aus­wir­kun­gen von zu klei­nen Arbeits­pa­ke­ten auf die Moti­va­ti­on, soll­ten Arbeits­pa­ke­te lie­ber etwas grö­ßer sein und dem Bedürf­nis nach eigen­ver­ant­wort­li­chem Han­deln der Men­schen Rech­nung tra­gen. Dem damit ein­her­ge­hen­den Pro­blem der Unschär­fe hin­sicht­lich der Abar­bei­tung kann bei­spiels­wei­se durch defi­nier­te Sta­tus­schrit­te je Arbeits­pa­ket begeg­net werden.

Bisher erschienene Teile der Serie »Projektplanung 101«

1. Arbeits­pa­ke­te rich­tig schnei­den (die­ser Artikel)
2. Ver­knüp­fun­gen setzen
3. Res­sour­cen zuteilen
4. Mei­len­stei­ne setzen
5. Fort­schritt messen
6. Plan opti­mie­ren
7. Exkurs: Shu-Ha-Ri

Bild­nach­weis: Das Arti­kel­bild wur­de von Tho­mas’s Pics unter dem Titel „Par­cels“ auf Flickr unter eine Crea­ti­ve Com­mons Lizenz (CC BY 2.0) ver­öf­fent­licht.