Das Management ist die schöpferischte aller Künste. Es ist die Kunst, Talente richtig einzusetzen! (Robert S. McNamara)
Was ist Aufgabe eines Projektmanagers? Mit schweren Books of Knowledge[1. vgl. etwa das PMI PMBOK] auf der einen Seite und Scrum & Co. auf der anderen, lohnt sich als Orientierungshilfe die Rückbesinnung auf die Grundlagen des Managements. Peter F. Drucker reduziert Management auf die folgenden drei Aufgaben.[2. vgl. Peter F. Drucker, Management Rev Ed., Kapitel 3]
- Aufgabe und Mission der Organisation durchdenken und definieren
- Arbeit produktiv einsetzen und Menschen erfolgreich machen
- Auswirkungen auf das soziale Umfeld managen
Ziele und Mission durchdenken und definieren
Diese Dimension von Management scheint auf den ersten Blick für ein Projekt viel leichter zu sein als für eine Einheit der Linienorganisation. Ein Projekt ist per Definition ein neuartiges und einmaliges Vorhaben, für das meist schon irgendwelche Ziele auf dem Tisch liegen. Darin liegt aber auch die größte Gefahr: Projekte starten immer unter Zeitdruck, der dazu führt, dass das sorgfältige Erarbeiten und Durchdenken der Ziele unwichtig erscheint: die Ziele seien doch ohnehin allen klar, heißt es dann.
Der Projektmanager muss diesem Druck standhalten und darf sich nicht mit den erstbesten Zielen und Zielformulierungen zufrieden geben. Erst wenn er selbst und alle Beteiligten die Ziele verstanden haben und mit ihnen einverstanden sind, lohnt es sich zu starten. Die Aufgabe des Projektmanagers ist es, die Mission und die Ziele des Projekts zu durchdenken und sie präzise(!) zu formulieren.[2. Schließlich wäre es ebenso töricht einen Bekannten in einer fremden Stadt zu besuchen ohne die genau Adresse zu kennen.] Zu oft sind Ziele bis auf den kleinsten gemeinsamen Nenner weichgespült oder bis zur Unkenntlichkeit abstrahiert.
Arbeit produktiv einsetzen und Menschen erfolgreich machen
Wenn es historisch betrachtet so etwas wie eine Kernaufgabe von Management gibt, dann diese: Arbeit produktiv einzusetzen. Schon Frederick W. Taylor ging es darum die Arbeitskraft optimal zu nutzen und die Arbeitsbedinungen für die Menschen zu verbessern. Zu Taylors Zeiten war der Manager der einzige, der die Arbeitsschritte analysieren und optimieren konnte. In der heutigen Wissensarbeit fällt diese Aufgabe weg: die Wissensarbeiter sind die Experten und damit die einzigen die ihre Arbeit definieren und optimieren können.[4. vgl. Führen ohne Macht] Was der Projektmanager jedoch nach wie vor analysieren und gestalten muss, ist die Zusammenarbeit und die Rahmenbedinungen. Allerdings weniger in dem aktiven, allwissenden Sinne von Taylor, sondern mehr wie ein Gärtner, der das eigentlich Entstehen auch nur indirekt beeinflussen kann.[5. In der Toskana gibt es ein schönes Sprichwort dazu: „Es nutzt nichts, auch wenn Du tausend Mal an der Olive zupfst – sie wird deshalb doch nicht früher reif.“] Folgerichtig führt der Scrum-Master „nur“ noch durch Meetings und beseitigt Hindernisse.
Etwas ketzersich bringt es Jason Fried auf den Punkt, was der Produktivität von Wissensarbeitern während der regulären Arbeitszeit im Büro im Wege steht: M&Ms, Meetings und Managers.
Die Überschrift enthält aber noch eine zweite, gern vergessene, Aufgabe: Menschen erfolgreich machen. Gerade Wissensarbeiter identifizieren sich stark mit ihrem Wissensgebiet und ihrer konkreten Aufgabe; sie beziehen daraus einen nicht geringen Teil ihres Selbstwertgefühls. Sie wollen ihre Fertigkeiten zur Anwendung bringen und mit ihren Aufgaben wachsen. Sie müssen sich weiterentwickeln, um konkurrenzfähig zu bleiben.[5. vgl. Führen ohne Macht: Die Verantwortung des Wissensarbeiters] Der Projektmanager ist oft der einzige, der nah genug an den Menschen ist, um diese Aufgabe wahrnehmen zu können. Er muss bei der Verteilung der Aufgaben und der Besetzung von Rollen darauf achten, Erfolge, Herausforderungen und Wachstum zu ermöglichen; motivierte Mitarbeiter werden es ihm mit Einsatz und kreativen Lösungen danken.
All other resources stand under the law of mechanics. They can be better utilized or worse utilized, but they can never have an output greater than the sum of the inputs. People, alone of all resources, can grow and develop. Only the directed, focused, united effort of free human beings can produce a real whole.[6. Peter F. Drucker, Management Rev Ed., S. 28]
Auswirkungen auf das soziale Umfeld managen
Keine Organisation, keine Organisationseinheit, existiert zum Selbstzweck – Projekte schon gar nicht. Der Zweck einer Organisation aber liegt immer außerhalb dieser, im Nutzen für den Kunden. Der Kunde ist damit die einzige Daseinsberechtigung eines Projekts.
Aber wer ist der Kunde? Für was bezahlt dieser Kunde wirklich? Was stellt für den Kunden einen Nutzen dar? An den Antworten auf diese Fragen muss der Projektmanger die Ziele und die Mission ausrichten. Kundennutzen ist am Ende der Maßstab des Erfolgs.
Leider ist die Kundengruppe eines Projekts fast immer inhomogen. Meist gibt es Kunden mit widerstrebenden Zielen, die trotzdem alle am Ende desselben Projekts glücklich sein sollen. Vor dem Ausrichten des Projekts auf den Kundennutzen steht ein Abwägen von konträren Zielen und das Finden eines Kompromisses. Nicht selten ist der Nutzen des Projekts einzelnen Kundengruppen weder bewusst noch willkommen; oft hat das Projekt sogar mit massiven Widerständen zu kämpfen. Der Projektmanager tut gut daran diese Widerstände früh aufzudecken und den Veränderungsprozess kontinuierlich zu managen, ansonsten werden die Widerstände in verdeckter Form das Projekt sabotieren.
PS. Foto veröffentlicht auf Flickr von alt1040 (Bestimmte Rechte vorbehalten)
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