Projektplanung 101: Fortschritt

»Pla­nung ersetzt Zufall durch Irr­tum.« soll Albert Ein­stein gesagt haben und Feld­mar­schall Hel­muth von Molt­ke mein­te dazu nüch­tern-rea­lis­tisch: »Kein Plan über­lebt die ers­te Feind­be­rüh­rung.« Ein Plan ist nur eine Richt­schnur, die Mess­lat­te mit der Abwei­chun­gen fest­ge­stellt wer­den. Der Plan muss des­halb regel­mä­ßig an der Rea­li­tät gemes­sen und kor­ri­giert wer­den. Nichts schlim­mer als ein ver­al­te­ter Plan, heu­chelt er doch trü­ge­ri­sche Sicher­heit, wo schon Blind­flug herrscht.

Handhabbarkeit von Beginn an

Die Qua­li­tät eines Plans und die Erfah­rung des Pla­nen­den zeigt sich beson­ders dar­an, wie leicht die Aktua­li­sie­rung fällt. In den vor­an­ge­gan­ge­nen Tei­len die­ser Serie wur­de auf die Hand­hab­bar­keit des Pla­nes bereits ein­ge­gan­gen. Arbeits­pa­ke­te soll­ten bei­spiels­wei­se nicht zu klein gewählt wer­den, weil ihre Aktua­li­sie­rung sonst sehr müh­sam wer­den kann. Selbst wenn es zunächst kei­nen Unter­schied im Ablauf macht, soll­ten logi­sche Abhän­gig­kei­ten expli­zit im Plan ein­ge­tra­gen wer­den, weil es bei einer spä­te­ren Ver­schie­bung einen Unter­schied machen könn­te. Ein gut aktua­li­sier­ba­rer mit­tel­mä­ßi­ger Plan ist bes­ser als ein schlecht aktua­li­sier­ba­rer per­fek­ter Plan.

Wer viel misst, misst viel Mist

Es steht außer Fra­ge, dass wir in der Lage sein müs­sen, Aus­kunft über den Zustand und den Fort­schritt des Pro­jekts zu geben. Aber wel­che Infor­ma­tio­nen soll­te man dazu regel­mä­ßig ein­sam­meln? Gän­gi­ge Pla­nungs­soft­ware ver­lei­tet uns dazu, je Arbeits­pa­ket den Fort­schritt in Pro­zent ein­zu­tra­gen. Das ist aber nicht ganz ungefährlich.

Betrach­ten wir die ein­fach schei­nen­de Fra­ge, was ein Fort­schritt von 20% bedeu­tet. Die Soft­ware und der Pro­jekt­lei­ter ver­ste­hen dar­un­ter meis­tens, dass 20% der Arbeit geleis­tet wur­den und noch 80% zu leis­ten sind. Der Bear­bei­ten­de ver­steht dar­un­ter aber oft, dass die Ergeb­nis­se zu 20% fer­tig gestellt sind. Lei­der ist das nicht immer iden­tisch. Ers­te­res macht eine Aus­sa­ge über den Auf­wand, letz­te­res über den durch den Auf­wand erziel­ten Gegen­wert. Oft gilt näm­lich das bekann­te Pare­to-Prin­zip: es besagt, dass 80% der Ergeb­nis­se mit 20% des Auf­wands erreicht wer­den, wäh­rend die rest­li­chen 20% der Ergeb­nis­se 80% des Auf­wands ver­ur­sa­chen. (vgl. Wiki­pe­dia)

Ein­fach nach dem Grad des Fort­schritts zu fra­gen birgt also die Gefahr eines Miss­ver­ständ­nis­ses, wenn man nicht expli­zit betont, dass das Ver­hält­nis von bereits geleis­te­ter zu ins­ge­samt zu leis­ten­der Arbeit gemeint ist.

Restaufwände

Statt­des­sen emp­fiehlt es sich also, nach dem Rest­auf­wand für das Arbeits­pa­ket zu fra­gen. Die bereits geleis­te­te Arbeit (Ist-Auf­wand) hat man in der Regel ohne­hin in irgend­ei­ner Art von Zeit­er­fas­sung ver­füg­bar und so ergibt sich der Fort­schritt dann auto­ma­tisch als Ver­hält­nis von Ist-Auf­wand zu der Sum­me von Ist- und Rest­auf­wand. Gleich­zei­tig hat man damit auch den Gesamt­auf­wand für die­ses Arbeits­pa­ket aktua­li­siert, denn es wird oft so sein, dass der geschätz­te Rest­auf­wand zusam­men mit dem Ist-Auf­wand nicht dem ursprüng­lich geschätz­ten Gesamt­auf­wand passt.

Neh­men wir an, wir ste­cken mit­ten in der Bear­bei­tung eines Arbeits­pa­kets »IT-Kon­zept erstel­len«. Der Auf­wand war mit vier Wochen geschätzt und der Kol­le­ge Mei­er arbei­tet nun seit zwei Wochen an die­sem Paket. In einer idea­len Welt müss­te das Paket zu 50% fer­tig gestellt sein. Mel­det der Kol­le­ge Mei­er nun aber einen Rest­auf­wand von drei Wochen, ist klar, dass einer­seits die ursprüng­li­che Schät­zung falsch und dass ande­rer­seits das Paket nun fünf Wochen dau­ern wird, weil der Kol­le­ge Mei­er allei­ne dar­an arbei­tet. Wir haben nun zwei Erkennt­nis­se gewon­nen: ers­tens hat das Paket »IT-Kon­zept erstel­len« einen Fort­schritts­grad von 40% und zwei­tens wird es eine Woche spä­ter fer­tig. Mit ent­spre­chen­den Aus­wir­kun­gen auf den Ter­min­plan oder das Über­stun­den­kon­to von Kol­le­gen Meier.

Der umge­kehr­te Fall, also dass eine Woche weni­ger als ursprüng­lich geschätzt benö­tigt wird, kommt lei­der in der Pra­xis nie vor. Hier gilt das ers­te Par­kin­son­sche Gesetz, wonach die Arbeit sich immer auf die zur Ver­fü­gung ste­hen­de Zeit ausdehnt.

Work expands so as to fill the time available for its completion.

C. North­cote Parkinson

90%-Syndrom

Gera­de weil man anfangs gefühlt gut vor­an­kommt (Pare­to-Prin­zip), wird der Rest­auf­wand zur Fer­tig­stel­lung ger­ne unter­schätzt und damit ein zu hoher Fort­schritt ermit­telt. Die­ses Phä­no­men wird ger­ne als 90%-Syndrom bezeich­net, weil recht schnell 90% erreicht wer­den um dann recht lan­ge auf die­sem Niveau zu verharren.

Miteinander reden

Auch wenn die Ermitt­lung des Fort­schritts prin­zi­pi­ell unscharf bleibt, ist die Zeit zur gemein­sa­men Aktua­li­sie­rung doch gut inves­tiert. Es wird näm­lich über den Plan, die lau­fen­den Akti­vi­tä­ten, Fort­schritt und Rest­auf­wän­de, Pro­ble­me und Abhän­gig­kei­ten gere­det. Die­se Kom­mu­ni­ka­ti­on anhand des Plans, macht den Plan zu einem gemein­sa­men, gibt Ori­en­tie­rung und Ziel. Dar­aus folgt, dass die Aktua­li­sie­rung des Plans im Dia­log erfol­gen soll­te, auch wenn das mehr Zeit erfor­dert. Von einem simp­len Ein­ho­len der benö­tig­ten Infor­ma­tio­nen über E‑Mail oder Pro­jekt­ma­nage­ment-Soft­ware ist eher abzuraten.

Fazit

Den Fort­schritt im Pro­jekt zu erfas­sen ist nicht ein­fach. Durch unge­eig­ne­te Wahl von Arbeits­pa­ke­ten und unklu­ges Vor­ge­hen bei der Erfas­sung wird es sogar noch schwie­ri­ger. Umge­kehrt ist das regel­mä­ßi­ge gemein­sa­me Durch­ge­hen des Plans ein aus­ge­zeich­ne­tes Mit­tel den Plan im Team zu verankern.

Bisher erschienene Teile der Serie »Projektplanung 101«

1. Arbeits­pa­ke­te rich­tig schneiden
2. Ver­knüp­fun­gen setzen
3. Res­sour­cen zuteilen
4. Mei­len­stei­ne setzen
5. Fort­schritt mes­sen (die­ser Artikel)
6. Plan opti­mie­ren
7. Exkurs: Shu-Ha-Ri

Bild­nach­weis: Das Arti­kel­bild wur­de von Håvar og Solv­eig unter dem Titel „Ruler“ auf Flickr unter einer Crea­ti­ve Com­mons Lizenz (CC BY 2.0) ver­öf­fent­licht.