Die Details meines Produktivitäts-Setups

Nach mei­ner grund­le­gen­den Phi­lo­so­phie Lebens­füh­rung statt Selbst­ma­nage­ment und mei­nen Prin­zi­pi­en der Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on, beschrei­be ich abschlie­ßend die Details mei­nes per­sön­li­chen Pro­duk­ti­vi­täts-Set­ups und das Zusam­men­spiel der ein­zel­nen Komponenten.

Prin­zi­pi­ell fol­ge in mehr oder weni­ger der Metho­de „Get­ting Things Done“ (GTD) von David Allen, der im fol­gen­den Bild gut zusam­men­ge­fasst ist. Am wich­tigs­ten dabei ist mir das Prin­zip des einen ver­läss­li­chen Sys­tems für alle Auf­ga­ben außer­halb mei­nes Kop­fes. Ziel ist es die losen Enden an in die­sem Sys­tem struk­tu­riert zu erfas­sen, um den Kopf dann frei zu haben für die im jewei­li­gen Moment wich­ti­gen und im jewei­li­gen Kon­text über­haupt ver­füg­ba­ren Aufgaben.

Eingang

Auf­ga­ben kom­men auf ganz ver­schie­de­nen Wegen zu mir: Aus per­sön­li­chen Gesprä­chen, aus E‑Mails, aus Social-Media, uvm. Wich­tig ist die Bün­de­lung der Auf­ga­ben an einer zen­tra­len Stel­le. Dafür nut­ze ich den Ein­gang von Omni­Fo­cus (eine gute Anlei­tung zum Ein­satz von Omni­fo­cus fin­det sich bei Asi­an Effi­ci­en­cy). Egal woher, jede Auf­ga­be lan­det also frü­her oder spä­ter in Omni­Fo­cus (außer natür­lich sie lässt sich in weni­ger als zwei Minu­ten erle­di­gen). Essen­ti­ell dafür ist der all­ge­gen­wär­ti­ge Zugang zu Omni­Fo­cus von allen mei­nen Arbeits­ge­rä­ten (iPho­ne, iPad und Mac­Book Pro) und eine ver­läss­li­che Syn­chro­ni­sie­rung zwi­schen die­sen. Die­sen Ein­gang arbei­te ich täg­lich durch und sor­tie­re die Auf­ga­ben wie oben dargestellt.

Aufgaben (und Termine)

Omni­Fo­cus ist mein ver­läss­li­ches Sys­tem für alle mei­ne Auf­ga­ben (egal aus wel­chem Teil­be­reich mei­nes Lebens). Im wesent­li­chen bie­tet Omni­Fo­cus zwei Sich­ten auf die Auf­ga­ben: einer­seits über Pro­jek­te, ande­rer­seits über Kon­tex­te. Ein Pro­jekt ist alles was mehr als zwei Schrit­te zur Erle­di­gung erfor­dert. Die pro­jekt­be­zo­ge­ne Sicht ist also wich­tig um die ein­zel­nen Schrit­te und Auf­ga­ben in einen Pro­jekt zu planen. 

Ein Kon­text hin­ge­gen ist das Umfeld in dem eine Auf­ga­be steht oder sinn­vol­ler­wei­se zu erle­di­gen ist. Kon­tex­te sind bei mir bei­spiels­wei­se bestimm­te Orte („Kel­ler auf­räu­men“ geht eben nur zu Hau­se), Leu­te (The­men, die ich mit jemand bespre­chen will), Dele­ga­ti­on oder War­ten Auf (wie Leu­te, nur sind das Rück­mel­dun­gen zu dele­gier­ten Auf­ga­ben; also alles wor­auf ich warte). 

Auf­ga­ben kön­nen eine Fäl­lig­keit haben. Wenn etwas aber zu einer ganz bestimm­ten Zeit gemacht wer­den muss, han­delt es sich um einen Ter­min und kommt in den Kalen­der. Mei­ne Auf­ga­ben gehe ich täg­lich durch, schaue zuerst was fäl­lig oder schon über­fäl­lig ist und mar­kie­re von den rest­li­chen Auf­ga­ben die­je­ni­gen die ich heu­te erle­di­gen will. Min­des­tens ein­mal die Woche gehe ich durch alle Pro­jek­te, ent­fer­ne nicht mehr nöti­ge Auf­ga­ben und füge neue hinzu. 

Ablage

Da ich ört­lich sehr fle­xi­bel arbei­te, muss mei­ne Abla­ge mir fol­gen. Daher ver­zich­te ich wei­test­ge­hend auf Papier. Eine wich­ti­ge Rol­le spielt Ever­no­te in dem ich sämt­li­che Infor­ma­ti­ons­schnip­sel samm­le und ver­schlag­wor­te: Inter­es­san­te Arti­kel genau­so wie Koch­re­zep­te. Ever­no­te ist sozu­sa­gen mein digi­ta­ler Zet­tel­kas­ten. Doku­men­te und Datei­en lie­gen ent­we­der in Drop­box (die eher pri­va­ten) auf Goog­le-Dri­ve (wenn gemein­sam dar­an gear­bei­tet wird, z.B. im Kern­team des PM-Camps) oder in unse­rem Fir­men-Wiki. Die loka­le Fest­plat­te mei­nes Mac­Books ist nur noch das Archiv für nicht mehr aktiv genutz­te Dokumente.