Projektplanung 101: Ressourcen

Die Arbeits­pa­ke­te im Ablauf­plan erle­di­gen sich nicht von selbst. Es braucht in der Regel Men­schen zur Aus­füh­rung der geplan­ten Arbei­ten. Die­se so ein­fach schei­nen­de Zuwei­sung von Mit­ar­bei­tern an die Arbeits­pa­ke­te im Ablauf­plan sorgt regel­mä­ßig für Ver­zweif­lung und Frust beim unge­üb­ten Pro­jekt­pla­ner. Da ver­kürzt sich plötz­lich die Dau­er von Arbeit­pa­ke­ten oder es ver­schie­ben sich die­se wie von Geis­ter­hand. So war das nicht gemeint, denkt man, und sucht erschro­cken nach dem rich­ti­gen Häkchen.

Menschen sind keine Ressourcen

Eines vor­weg: In gräss­lich tay­lo­ris­ti­scher Manier wer­den Men­schen in der Ter­mi­no­lo­gie des Pro­jekt­ma­nage­ments immer noch in einen Topf mit (ande­ren) Maschi­nen gewor­fen und über­grei­fend ein­fach Res­sour­cen genannt. Wenn­gleich ich mich weit von der­ar­ti­ger Her­ab­wür­di­gung distan­zie­re, ver­wen­de ich die­sen mir ver­hass­ten Begriff hier ein­zig und allein aus didak­ti­schen Über­le­gun­gen um den Bezug zu gän­gi­ger Pro­jekt­pla­nungs-Soft­ware nicht zu verlieren.

Dauer und Arbeit

Zwei Eigen­schaf­ten von Arbeits­pak­ten gilt es zu beach­ten: die Dau­er und die Arbeit. Unter der Dau­er ver­steht man erwar­tungs­ge­mäß die Zeit, die zwi­schen Beginn und Ende der Bear­bei­tung des Arbeits­pak­tes liegt. Wie viel Arbeit wäh­rend die­ser Zeit geleis­tet wird oder wer­den muss, ist eine ganz ande­re Fra­ge und die kor­rek­te Ant­wort dar­auf lau­tet: Kommt dar­auf an. Näm­lich auf die an das Arbeits­pa­ket zuge­wie­se­nen Res­sour­cen. Mehr Res­sour­cen bei glei­cher Dau­er heißt mehr Arbeit. Man kann den Zusam­men­hang aber auch anders her­um betrach­ten und die Arbeit fest vor­ge­ben. Dann gilt: Mehr Res­sour­cen bei glei­cher Arbeit heißt weni­ger Dau­er. Jeden­falls bei man­chen Arbeits­pa­ke­ten und in gewis­sen Grenzen.

A pro­ject mana­ger is a per­son who thinks nine women can deli­ver a baby in one month.

Auslastung und Kapazität

Die Zuwei­sung einer Res­sour­ce zu einem Arbeits­pa­ket bedeu­tet ver­all­ge­mei­nert nichts ande­res, als dass sich die ver­füg­ba­re Kapa­zi­tät um die Aus­las­tung der neu­en Res­sour­ce erhöht. Wenn Mei­er und Mül­ler schon zu 100% an dem Paket arbei­ten und Schmidt noch zusätz­lich 50% dafür ein­ge­setzt wird, ergibt sich dann eine Kapa­zi­tät von 250%. Es gilt Dau­er * Kapa­zi­tät = Arbeit. Damit ist klar, dass eine Ver­än­de­rung an einem die­ser Para­me­ter, sich auf die ande­ren bei­den aus­wir­ken muss.

Empfehlungen

Aber wie soll eine Pro­jekt­pla­nungs-Soft­ware bei­spiels­wei­se auf eine Erhö­hung der Arbeit reagie­ren? Soll die Dau­er ent­spre­chend erhöht wer­den oder die Kapa­zi­tät oder bei­des irgend­wie? Die­se nicht-deter­mi­nis­ti­sche Situa­ti­on lösen gän­gi­ge Pro­gram­me dadurch, dass je Arbeits­pa­ket nur einer der drei Para­me­ter varia­bel bleibt und von der Soft­ware auto­ma­tisch ange­passt wird, wenn sich die ande­ren bei­den ändern.

In aller Regel wird man mit varia­bler Dau­er arbei­ten. Das heißt es wird ein fes­ter Wert für die geplan­te Arbeit vor­ge­ge­ben. Die Zuwei­sung von Res­sour­cen zu einem sol­chen Arbeits­pa­ket fixiert die geplan­te Kapa­zi­tät und führt dann zu einer Ver­kür­zung der Dau­er. Außer beim Arbeits­pa­ket »Schwan­ger­schaft« ist die­ses Ver­hal­ten durch­aus gewünscht und sinn­voll, etwa beim Arbeits­pa­ket »Bau­gru­be aus­he­ben«, das mit zwei Bag­gern ver­mut­lich wirk­lich nur halb so lan­ge dau­ern wird.

Für ein­zel­ne Arbeits­pa­ke­te kann es durch­aus vor­kom­men, dass die Arbeit varia­bel sein soll und die Dau­er fixiert ist. Man den­ke etwa an einen drei­tä­gi­gen Work­shop zur Anfor­de­rungs­ana­ly­se, der auch mit dop­pelt so vie­len Men­schen immer noch drei Tage dau­ert, aber dann eben dop­pelt so viel Arbeit verursacht.

Beim drit­ten Fall wer­den Arbeit und Dau­er fest vor­ge­ge­ben und die not­wen­di­ge Kapa­zi­tät dafür berech­net. Das kann sinn­voll sein, um etwa eine Grund­last von lang-lau­fen­den Vor­gän­gen abzu­bil­den. Ein Bei­spiel dafür wäre die Beset­zung einer Hot­line wäh­rend der Ein­füh­rungs­pha­se einer neu­en Soft­ware. Die Dau­er die­ser Pha­se ist ver­ein­bart und es wird mit einer Arbeit von durch­schnitt­lich 4 Stun­den pro Tag gerech­net. Die­se Arbeit las­tet dann einen Mit­ar­bei­ter zu 50% aus und ein zusätz­li­cher Mit­ar­bei­ter auf die­sem Paket führt zu einer Reduk­ti­on der Aus­las­tung auf 25%.

A Mar­ke­ting Mana­ger is a per­son who thinks he can deli­ver a baby even if no man and woman are available.

Fazit

In der Pra­xis hat es sich bewährt, bei den meis­ten Arbeits­pak­ten mit einem fes­ten Wert für den jewei­li­ge Arbeit zu pla­nen und die Soft­ware die Dau­er abhän­gig von den zuge­wie­se­nen Res­sour­cen berech­nen zu las­sen. Nur bei Arbeits­pa­ke­ten, deren Dau­er wirk­lich unver­än­der­lich ist (z.B. Schwan­ger­schaft) soll­te man die Dau­er fest vor­ge­ben. In jedem Fall lohnt es sich die­se ver­schie­de­nen Vari­an­ten mit der eige­nen Pla­nungs­soft­ware aus­gie­big durch­zu­spie­len und sich dabei die Zusam­men­hän­ge zwi­schen Arbeit, Dau­er und Kapa­zi­tät klar zu machen.

Bisher erschienene Teile der Serie »Projektplanung 101«

1. Arbeits­pa­ke­te rich­tig schneiden
2. Ver­knüp­fun­gen setzen
3. Res­sour­cen zutei­len (die­ser Artikel)
4. Mei­len­stei­ne setzen
5. Fort­schritt messen
6. Plan opti­mie­ren
7. Exkurs: Shu-Ha-Ri

Bild­nach­weis: Das Arti­kel­bild wur­de von Wag­ner T. Cas­si­mi­ro „Aran­ha“ unter dem Titel „Hard work“ auf Flickr unter eine Crea­ti­ve Com­mons Lizenz (CC BY 2.0) ver­öf­fent­licht.