Projektplanung 101: Meilensteine

Arbeits­pa­ke­te defi­nie­ren, zuein­an­der in Bezie­hung set­zen und Res­sour­cen zuwei­sen – fer­tig ist der Pro­jekt­plan. Prin­zi­pi­ell ja, jeden­falls genau­so wie eine Sup­pe vor dem Abschme­cken: ess­bar, aber noch kein Genuss. Mei­len­stei­ne sind sozu­sa­gen das Salz in der Pro­jekt­plan­sup­pe. Sie mar­kie­ren wich­ti­ge Ereig­nis­se im Pro­jekt­ver­lauf, exter­ne genau­so wie inter­ne. Maß­voll ein­ge­setzt geben sie Ori­en­tie­rung, sor­gen für Über­blick und ver­lei­hen zusätz­li­che Struktur.

Externe Einflüsse modellieren

Jedes Pro­jekt ist ein­ge­bet­tet in ein Umfeld. Die­ses Umfeld stellt Anfor­de­run­gen an das Pro­jekt und schränkt die Pla­nung ein. Bei­spiels­wei­se kann der Test der Soft­ware erst begin­nen, wenn die Test­da­ten aus einer Pro­duk­ti­ons­um­ge­bung in die Test­um­ge­bung gela­den wur­den. Wenn das nur zwei­mal im Jahr gemacht wird, dann wären das zwei Mei­len­stei­ne, von denen das zu pla­nen­de Pro­jekt abhän­gen wird und die des­halb auch expli­zit model­liert wer­den sollten.

Wenn umge­kehrt gefor­dert ist, dass eine Schnitt­stel­le zu einem ande­ren Sys­tem zu einem bestimm­ten Datum fer­tig ist, bei­spiels­wei­se weil dort auf­grund gesetz­li­cher Bestim­mun­gen neue Daten benö­tigt wer­den, dann soll­te auch dies als Mei­len­stein model­liert werden.

Durch das Hin­zu­fü­gen von exter­nen Mei­len­stei­nen las­sen sich also Abhän­gig­kei­ten der Arbeits­pa­ke­te zum Pro­jekt­um­feld model­lie­ren. Man beach­te, dass die­se Mei­len­stei­ne alle ein fes­tes Datum haben. Eine gute Pla­nungs­soft­ware weist dann näm­lich auf Kon­flik­te hin, etwa wenn auf­grund der Ablauf­pla­nung der zu errei­chen­de Mei­len­stein nicht gehal­ten wer­den kann.

Ergebnisse markieren

Neben der Model­lie­rung exter­ner Abhän­gig­kei­ten, die­nen Mei­len­stei­ne der Mar­kie­rung von wich­ti­gen Ereig­nis­sen und vor allem Ergeb­nis­sen des Pro­jekts. Mit Mei­len­stei­nen wird expli­zit gemacht, was oft impli­zit ange­nom­men wird. Ziel ist es, wesent­li­che Eck­punk­te deut­lich sicht­bar im Pro­jekt­plan her­aus­zu­stel­len. Wenn es bei­spiels­wei­se ein Arbeits­pa­ket »IT-Kon­zept erstel­len« und ein zwei­tes »IT-Kon­zept begut­ach­ten« gibt, soll­te es den Mei­len­stein »IT-Kon­zept abge­nom­men« geben, der deut­lich das Ende der Arbei­ten am IT-Kon­zept darstellt.

Es bie­tet sich an sol­che mar­kan­ten Mei­len­stei­ne auf hoher oder sogar auf obers­ter Ebe­ne der Pro­jekt­struk­tur zu model­lie­ren. Dann blei­ben die Mei­len­stei­ne näm­lich sicht­bar, wenn die rest­li­chen Grup­pen zusam­men­ge­klappt sind, wodurch man schnell einen schö­nen Über­sichts­plan des Pro­jekts erstel­len kann.

Berichterstattung erleichtern

Mei­len­stei­ne eig­nen sich sehr gut für die Bericht­erstat­tung, fas­sen sie doch bei klu­ger Wahl den aktu­el­len Zustand des Pro­jekts in weni­gen Zei­len zusam­men. Als Mit­tel der Wahl hat sich hier­zu, neben dem rei­nen Soll-Ist-Ver­gleich von Mei­len­stein­ter­mi­nen, die Mei­len­stein­trend­ana­ly­se, kurz MTA, bewährt. Dabei wer­den zu jedem Berichts­zeit­punkt die Mei­len­stein­ter­mi­ne in einem Koor­di­na­ten­sys­tem gra­fisch notiert. Über die Berichts­zeit­punk­te hin­weg hin­ter­las­sen die Mei­len­stei­ne nun eine Spu­ren im Koor­di­na­ten­sys­tem. Man sieht mit etwas Übung auf einen Blick, wel­che Mei­len­stei­ne ver­spä­tet sind und ins­be­son­de­re wie sich die­se Ver­spä­tung ent­wi­ckelt hat.

Der Vor­teil gegen­über dem rei­nen Soll-Ist-Ver­gleich liegt in der Visua­li­sie­rung des Ver­laufs. Aus einem Soll-Ist-Ver­gleich ist nicht ersicht­lich, ob sich die Ver­zö­ge­rung gera­de erst erge­ben hat (und ein Ein­grei­fen not­wen­dig ist) oder ihre Ursa­che schon eini­ge Zeit zurück­liegt (und ein Ein­grei­fen nicht mehr not­wen­dig ist). In der MTA weist die Kur­ve im ers­ten Fall zum jet­zi­gen Zeit­punkt steil nach rechts oben, wohin­ge­gen im zwei­ten Fall die Kur­ve jetzt wie­der waa­ge­recht ist und die Stei­gung schon eini­ge Zeit zurück liegt, wie dies bei der roten Kur­ve im Bild oben der Fall war.

Eine detail­lier­te Beschrei­bung inklu­si­ve Links auf ver­schie­de­ne Vor­la­gen fin­det sich auf openPM, woher auch das obi­ge Bild stammt.

Fazit

Mei­len­stei­ne sind nötig und sinn­voll zur Model­lie­rung exter­ner Ein­flüs­se auf den Pro­jekt­plan aber auch um wich­ti­ge Ereig­nis­se und Ergeb­nis­se her­vor­zu­he­ben. Aber auch hier gilt nach Para­cel­sus: »Sola dosis facit venen­um.« (latei­nisch für: »Nur die Dosis macht das Gift.«) Zu vie­le Mei­len­stei­ne ver­sal­zen die Suppe!

I love dead­lines. I like the whoo­shing sound they make as they fly by

Dou­glas Adams

Bisher erschienene Teile der Serie »Projektplanung 101«

1. Arbeits­pa­ke­te rich­tig schneiden
2. Ver­knüp­fun­gen setzen
3. Res­sour­cen zuteilen
4. Mei­len­stei­ne set­zen (die­ser Artikel)
5. Fort­schritt messen
6. Plan opti­mie­ren
7. Exkurs: Shu-Ha-Ri

PS. Die Bil­der die­ses Arti­kels wur­den mit Mer­lin erstellt. Ich kann Mer­lin allen Mac-Nut­zern nur wärms­tens empfehlen.

Bild­nach­weis: Das Arti­kel­bild wur­de von Rachel Kra­mer unter dem Titel „Stones“ auf Flickr unter eine Crea­ti­ve Com­mons Lizenz (CC BY 2.0) ver­öf­fent­licht.