Projektcoaching (09): Planung

Ein Pro­jekt­coach macht Men­schen im Pro­jekt erfolg­reich. Er ist Coach, Bera­ter und Dis­kus­si­ons­part­ner in einer Per­son; er agiert als graue Emi­nenz im Hin­ter­grund. Sein Hand­werks­zeug sind in ers­ter Linie Fra­gen: im Ide­al­fall erkennt oder erar­bei­tet der Anwor­ten­de sich dabei die Lösung selbst. Die The­men sind so viel­fäl­tig wie die Men­schen und ihre jewei­li­gen Rol­len im Pro­jekt: vom per­sön­li­chen Coa­ching des Pro­jekt­lei­ters bis hin zum detail­lier­ten Hin­ter­fra­gen des Risi­ko­ma­nage­ments. In die­ser Arti­kel­se­rie erschei­nen jede Woche fünf typi­sche Fra­gen eines Pro­jekt­coa­ches zu einem aus­ge­wähl­ten The­ma. Die­se Fra­gen geben einen ers­ten Ein­druck von Pro­jekt­coa­ching und regen an zum Nach­den­ken über das eige­ne Pro­jekt und die eige­ne Rol­le dar­in. Das The­ma die­ser Woche ist der Klas­si­ker schlecht­hin: Der Projektplan.

Thema der Woche: Planung

Pla­nung ersetzt Zufall durch Irr­tum. (Albert Einstein)

Ohne Plan geht es nicht: so viel ist klar. Aber ist der tau­send Zei­len gro­ße mit min­des­tens so vie­len Abhän­gig­kei­ten gespick­te Ter­min­plan wirk­lich not­wen­dig und hand­hab­bar? Wo ist das rich­ti­ge Maß zwi­schen der gro­ben Lis­te aller Lie­fer­ergeb­nis­se einer­seits und tages­ge­nau­em Micro­ma­nage­ment in MS-Pro­ject & Co ande­rer­seits. Pau­schal lässt sich kaum ein Rat­schlag geben: zu unter­schied­lich sind Pro­jek­te und Men­schen. Letzt­lich spie­gelt sich in der Fra­ge nach dem „rich­ti­gen“ Pro­jekt­plan die Fra­ge nach der „rich­ti­gen“ Füh­rung. Die Ant­wort lau­tet: gera­de viel genug. Ist die Pla­nung zu fein, füh­len sich Men­schen schnell in ihrer Frei­heit ein­ge­schränkt: sie über­neh­men weni­ger Ver­ant­wor­tung (müs­sen sie ja auch nicht mehr) und sind weni­ger motiviert.

Es emp­fiehlt sich daher mit einem sehr gro­ben Plan zu star­ten und immer wie­der mit Team und Stake­hol­dern abzu­stim­men, so lan­ge bis der Plan gera­de fein genug ist. Der Plan bleibt dadurch so grob wie mög­lich und hand­hab­bar und die Stake­hol­der ken­nen den Plan dann wirk­lich, weil sie im Ent­ste­hungs­pro­zess betei­ligt waren.

Fünf Fra­gen zum Projektplan:

1. Wer hat den Detail­plan erstellt und mit wem wur­de er abgestimmt?
2. Wer – außer dem Pro­jekt­ma­na­ger – kann den Pro­jekt­plan erklären?
3. Wann und wie oft wird der Plan aktua­li­siert? Wie lan­ge dau­ert das jeweils?
4. Wel­che ver­schie­de­nen Sich­ten (grob / fein) auf den Plan gibt es?
5. Wo kön­nen sich Stake­hol­der über Plan und Fort­schritt informieren?

Natür­lich sind die­se Fra­gen nur der Ein­stieg ins Pro­jekt­coa­ching. Ein erfah­re­ner Pro­jekt­coach wird anhand der Ant­wor­ten ver­tie­fen­de Fra­gen stel­len und so die Ant­wor­ten nach und nach schär­fer herausarbeiten.

Vor­an­ge­gan­ge­ne Tei­le der Serie Projektcoaching

• Pro­jekt­coa­ching (01): Nut­zen erkennen
• Pro­jekt­coa­ching (02): Kommunikation
• Pro­jekt­coa­ching (03): Ziele
• Pro­jekt­coa­ching (04): Rollen
• Pro­jekt­coa­ching (05): Risiken
• Pro­jekt­coa­ching (06): Lieferergebnisse
• Pro­jekt­coa­ching (07): Projektstart
• Pro­jekt­coa­ching (08): Sinn stiften

Bildnachweis

Das Arti­kel­bild wur­de von wilhei55 unter dem Titel „uhr_angeschnitten“ auf Flickr ver­öf­fent­licht (Bestimm­te Rech­te vor­be­hal­ten).