Projektcoaching (13): Berichtswesen

Ein Pro­jekt­coach macht Men­schen im Pro­jekt erfolg­reich. Er ist Coach, Bera­ter und Spar­rings­part­ner in einer Per­son; er agiert als graue Emi­nenz im Hin­ter­grund. Sein Hand­werks­zeug sind in ers­ter Linie Fra­gen: im Ide­al­fall erkennt oder erar­bei­tet der Anwor­ten­de sich dabei die Lösung selbst. Die The­men sind so viel­fäl­tig wie die Men­schen und ihre jewei­li­gen Rol­len im Pro­jekt: vom per­sön­li­chen Coa­ching des Pro­jekt­lei­ters bis hin zum detail­lier­ten Hin­ter­fra­gen des Risi­ko­ma­nage­ments. In die­ser Arti­kel­se­rie erschei­nen jede Woche fünf typi­sche Fra­gen eines Pro­jekt­coa­ches zu einem aus­ge­wähl­ten The­ma. Die­se Fra­gen geben einen ers­ten Ein­druck von Pro­jekt­coa­ching und regen an zum Nach­den­ken über das eige­ne Pro­jekt und die eige­ne Rol­le dar­in. Das The­ma die­ser Woche löst bei den wenigs­ten gro­ße Begeis­te­rung aus: das Berichts­we­sen.

Thema der Woche: Berichtswesen

Wiki­pe­dia defi­niert Berichts­we­sen folgendermaßen:

Unter dem Begriff betrieb­li­ches Berichts­we­sen (auch Report­ing) ver­steht man die Ein­rich­tun­gen, Mit­tel und Maß­nah­men eines Unter­neh­mens zur Erar­bei­tung, Wei­ter­lei­tung, Ver­ar­bei­tung und Spei­che­rung von Infor­ma­tio­nen über den Betrieb und sei­ne Umwelt in Form von Berich­ten.

Es geht also um Berich­te: ihre Erstel­lung, Ver­brei­tung und Spei­che­rung, aber auch um die dazu ver­wen­de­ten Werk­zeu­ge und Prozesse.

In Pro­jek­ten gibt es vie­le Inter­es­sen­ten und dadurch oft ein Wirr­warr an Berichts­li­ni­en und ent­spre­chend vie­le Berich­te: von den Teil­pro­jek­ten an den Pro­jekt­lei­ter, vom Pro­jekt­lei­ter an den Kun­den, vom Pro­jekt­lei­ter an das eige­ne Lini­en­ma­nage­ment, usw. Je grö­ßer die Berichts­flut aber ist, des­to weni­ger Beach­tung fin­den die Berich­te und des­to sinn­lo­ser wer­den sie. Und weil nie­mand Lust hat Berich­te nur für die Abla­ge zu schrei­ben, sind Berich­te oft nicht wirk­lich aus­sa­ge­kräf­tig: ein Teufelskreis.

Ganz ohne Berich­te geht es nicht. Aber wenn sie nur noch aus for­ma­len Grün­den erstellt und abge­legt wer­den läuft etwas grob falsch. Berich­te müs­sen sich am Infor­ma­ti­ons­be­darf ori­en­tie­ren. Und sie müs­sen merk­lich gele­sen wer­den, d.h. es muss irgend­ei­ne Form der Rück­mel­dung geben. Berich­te soll­ten nie das per­sön­li­che Gespräch erset­zen. Wenn nur noch in Form von Berich­ten mit­ein­an­der gespro­chen wird, ist aller­größ­te Vor­sicht gebo­ten. Das Devi­se soll­te lau­ten: weni­ge, aber aus­sa­ge­kräf­ti­ge Berich­te, die nur eine von vie­len Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ebe­nen im Pro­jekt bilden.

Fünf Fra­gen zum Berichtswesen:

1. Wer liest Ihre Berich­te wirk­lich? Von wem erhal­ten Sie eine Rückmeldung?
2. Wel­che Berich­te gibt es? Für wel­che Inter­es­sen­grup­pen sind diese?
3. Wie gehen Sie vor, um Ihren Sta­tus­be­richt zu erstel­len? Wie lan­ge benö­ti­gen Sie?
4. In wel­chem For­mat wer­den Berich­te erstellt? Wie wer­den sie abgelegt?
5. Ange­nom­men Sie berich­ten eine äußerst kri­ti­sche Situa­ti­on, z.B. einen gro­ßen Ver­zug: was wür­de passieren?

Natür­lich sind die­se Fra­gen nur der Ein­stieg ins Pro­jekt­coa­ching. Ein erfah­re­ner Pro­jekt­coach wird anhand der Ant­wor­ten ver­tie­fen­de Fra­gen stel­len und so die Ant­wor­ten nach und nach schär­fer herausarbeiten.

Vorangegangene Teile der Serie Projektcoaching

• Pro­jekt­coa­ching (01): Nut­zen erkennen
• Pro­jekt­coa­ching (02): Kommunikation
• Pro­jekt­coa­ching (03): Ziele
• Pro­jekt­coa­ching (04): Rollen
• Pro­jekt­coa­ching (05): Risiken
• Pro­jekt­coa­ching (06): Lieferergebnisse
• Pro­jekt­coa­ching (07): Projektstart
• Pro­jekt­coa­ching (08): Sinn stiften
• Pro­jekt­coa­ching (09): Planung
• Pro­jekt­coa­ching (10): Marketing
• Pro­jekt­coa­ching (11): Änderungsmanagement
• Pro­jekt­coa­ching (12): Besprechungen

Bildnachweis

Das Arti­kel­bild wur­de von Rai­ner Ebert unter dem Titel „A fil­led black­board“ auf Flickr ver­öf­fent­licht (Bestimm­te Rech­te vor­be­hal­ten).