Projektcoaching (12): Besprechungen

Ein Pro­jekt­coach macht Men­schen im Pro­jekt erfolg­reich. Er ist Coach, Bera­ter und Spar­rings­part­ner in einer Per­son; er agiert als graue Emi­nenz im Hin­ter­grund. Sein Hand­werks­zeug sind in ers­ter Linie Fra­gen: im Ide­al­fall erkennt oder erar­bei­tet der Anwor­ten­de sich dabei die Lösung selbst. Die The­men sind so viel­fäl­tig wie die Men­schen und ihre jewei­li­gen Rol­len im Pro­jekt: vom per­sön­li­chen Coa­ching des Pro­jekt­lei­ters bis hin zum detail­lier­ten Hin­ter­fra­gen des Risi­ko­ma­nage­ments. In die­ser Arti­kel­se­rie erschei­nen jede Woche fünf typi­sche Fra­gen eines Pro­jekt­coa­ches zu einem aus­ge­wähl­ten The­ma. Die­se Fra­gen geben einen ers­ten Ein­druck von Pro­jekt­coa­ching und regen an zum Nach­den­ken über das eige­ne Pro­jekt und die eige­ne Rol­le dar­in. Das The­ma die­ser Woche ist ein not­wen­di­ges Übel, oft beklagt und sel­ten gut geführt, eigent­lich so ein­fach und doch so schwie­rig: Besprechungen.

Thema der Woche: Besprechungen

Der Mei­nung von Ste­fan Hagen kann ich mich nur anschlie­ßen: Mode­ra­ti­ons­kom­pe­tenz wird lei­der viel zu häu­fig unter­schätzt. Doch die effi­zi­en­te Durch­füh­rung von Bespre­chun­gen ist nur die hal­be Mie­te. Denn selbst wenn alle Bespre­chun­gen im Pro­jekt effi­zi­ent geführt wür­den, eine Agen­da und ein Pro­to­koll hät­ten, änder­te das nichts am Grund­übel: es gibt zu vie­le unnö­ti­ge oder zu lan­ge Besprechungen.

The­re is not­hing so use­l­ess as doing effi­ci­ent­ly that which should not be done at all. (Peter F. Drucker)

Die Devi­se lau­tet also, die rich­ti­gen Bespre­chun­gen rich­tig durch­zu­füh­ren. Ein­fa­cher gesagt als getan. Was schon in der Lini­en­or­ga­ni­sa­ti­on ein Pro­blem dar­stellt, wird im Pro­jekt rich­tig kom­pli­ziert. Natür­lich gibt es rie­si­gen Infor­ma­ti­ons- und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­be­darf einer­seits, aber ande­rer­seits auch jede Men­ge Arbeit, die mög­lichst unge­stört ablau­fen soll­te. Jason Fried von 37signals bringt es auf den Punkt was ver­hin­dert, dass Arbeit am Arbeits­platz erle­digt wer­den kann: Mee­tings & Managers.

Fünf Fra­gen zu Bespre­chun­gen im Projekt:

1. Wel­che regel­mä­ßi­gen Bespre­chun­gen gibt es zu wel­chem Zweck (Infor­ma­ti­on, Report­ing, Erar­bei­ten von Lösun­gen, etc.)?
2. Wer nimmt an den regel­mä­ßi­gen Bespre­chun­gen teil? Warum?
3. Wie wer­den die Ergeb­nis­se von Bespre­chun­gen festgehalten?
4. Was wür­de pas­sie­ren, wenn Bespre­chun­gen auf die Hälf­te gekürzt wür­den? Oder ein Limit von 30 Minu­ten bekämen?
5. Wel­che Bespre­chun­gen könn­te man ganz oder teil­wei­se durch ande­re Medi­en (z.B. Micro­blog­ging) ersetzen?

Natür­lich sind die­se Fra­gen nur der Ein­stieg ins Pro­jekt­coa­ching. Ein erfah­re­ner Pro­jekt­coach wird anhand der Ant­wor­ten ver­tie­fen­de Fra­gen stel­len und so die Ant­wor­ten nach und nach schär­fer herausarbeiten.

Vor­an­ge­gan­ge­ne Tei­le der Serie Projektcoaching

• Pro­jekt­coa­ching (01): Nut­zen erkennen
• Pro­jekt­coa­ching (02): Kommunikation
• Pro­jekt­coa­ching (03): Ziele
• Pro­jekt­coa­ching (04): Rollen
• Pro­jekt­coa­ching (05): Risiken
• Pro­jekt­coa­ching (06): Lieferergebnisse
• Pro­jekt­coa­ching (07): Projektstart
• Pro­jekt­coa­ching (08): Sinn stiften
• Pro­jekt­coa­ching (09): Planung
• Pro­jekt­coa­ching (10): Marketing
• Pro­jekt­coa­ching (11): Änderungsmanagement

Bildnachweis

Das Arti­kel­bild wur­de von Richard Rut­ter unter dem Titel „Mee­ting room sten­cil graf­fi­ti“ auf Flickr ver­öf­fent­licht (Bestimm­te Rech­te vor­be­hal­ten).