Projektcoaching (17): Effektivität

Ein Pro­jekt­coach macht Men­schen im Pro­jekt erfolg­reich. Er ist Coach, Bera­ter und Spar­rings­part­ner in einer Per­son; er agiert als graue Emi­nenz im Hin­ter­grund. Sein Hand­werks­zeug sind in ers­ter Linie Fra­gen: im Ide­al­fall erkennt oder erar­bei­tet der Anwor­ten­de sich dabei die Lösung selbst. Die The­men sind so viel­fäl­tig wie die Men­schen und ihre jewei­li­gen Rol­len im Pro­jekt: vom per­sön­li­chen Coa­ching des Pro­jekt­lei­ters bis hin zum detail­lier­ten Hin­ter­fra­gen des Risi­ko­ma­nage­ments. In die­ser Arti­kel­se­rie erschei­nen jede Woche fünf typi­sche Fra­gen eines Pro­jekt­coa­ches zu einem aus­ge­wähl­ten The­ma. Die­se Fra­gen geben einen ers­ten Ein­druck von Pro­jekt­coa­ching und regen an zum Nach­den­ken über das eige­ne Pro­jekt und die eige­ne Rol­le dar­in. Jeder Pro­jekt­ma­na­ger kennt das The­ma der Woche zur Genü­ge: Wie setzt man die viel zu knap­pe eige­ne Zeit am effek­tivs­ten ein?

Thema der Woche: Effektivität

Nur wer sich selbst füh­ren kann, kann ande­re füh­ren. Sagt man. Wirk­sa­me Füh­rung setzt vor­aus, sich selbst zu ken­nen, mit den eige­nen Glau­ben­s­ät­zen umge­hen zu kön­nen, die knapp bemes­se­ne eige­ne Zeit rich­tig ein­tei­len zu kön­nen, Ord­nung zu schaf­fen und zu hal­ten. Im Pro­jekt spie­geln sich dann die­se Fähig­kei­ten zum Selbst­ma­nage­ment nur wider. So gese­hen bekommt jeder Pro­jekt­ma­na­ger das Pro­jekt das er verdient.

Die eige­nen Glau­bens­sät­ze bestim­men maß­geb­lich wie jemand sei­ne Rol­le als Pro­jekt­ma­na­ger lebt (z.B. „Wenn Du es rich­tig machen willst, musst Du es selbst machen!“). Wenn Pro­jekt­ma­na­ger über zu wenig Zeit kla­gen – und das tun sie fast immer – dann liegt das in der Regel nicht dar­an, dass sie inef­fi­zi­ent wären in dem was sie tun, son­dern meist dar­an, dass sie nicht das Rich­ti­ge tun.

Um die Fra­ge beant­wor­ten zu kön­nen, was „rich­tig“ ist, möch­te ich noch­mals auf den Unter­neh­mer­coach Ste­fan Merath ver­wei­sen. Sei­ne von Miche­al E. Ger­ber über­nom­me­ne Ein­tei­lung der Rol­len in Fach­kraft, Mana­ger und Unter­neh­mer und der damit ein­her­ge­hen­de Rol­len­kon­flikt trifft ins­be­son­de­re auf Pro­jekt­ma­na­ger zu: Fast alle waren vor nicht all­zu lan­ger Zeit exzel­len­te Fach­kräf­te und konn­ten beim Wech­sel in die Füh­rungs­rol­le meist nicht alle Auf­ga­ben der Fach­kraft abstrei­fen. Oder woll­ten es (unbe­wusst) gar nicht.

Effek­ti­ves Selbst­ma­nage­ment beginnt also mit dem Hin­ter­fra­gen der eige­nen im Pro­jekt wahr­ge­nom­me­nen Auf­ga­ben. Anschlie­ßend müs­sen die Auf­ga­ben einer Fach­kraft kon­se­quent zurück­ge­ge­ben wer­den und eine sinn­vol­le Balan­ce zwi­schen den opti­mie­ren­den und ver­wal­ten­den Auf­ga­ben des Manage­ment und den Füh­rungs­auf­ga­ben des Unter­neh­mers gefun­den werden.

Do first things first, and second things not at all. (Peter F. Drucker)

Fünf Fra­gen zur Effektivität:

1. Wel­cher Rol­le (Fach­kraft, Mana­ger, Unter­neh­mer) sind die eige­nen Auf­ga­ben jeweils zuzuordnen?
2. Wie viel Zeit ver­brin­gen Sie mit inhalt­li­chen Auf­ga­ben einer Fachkraft?
3. Wie wür­den Sie sich füh­len, wenn Sie gar kei­ne Auf­ga­ben als Fach­kraft mehr ausführten?
4. War­um füh­ren aus­ge­rech­net Sie die­se fach­li­chen Auf­ga­ben aus? Wem könn­ten Sie die­se zurückgeben?
5. Für wel­che wich­ti­gen Auf­ga­ben haben Sie regel­mä­ßig zu wenig Zeit?

Natür­lich sind die­se Fra­gen nur der Ein­stieg ins Pro­jekt­coa­ching. Ein erfah­re­ner Pro­jekt­coach wird anhand der Ant­wor­ten ver­tie­fen­de Fra­gen stel­len und so die Ant­wor­ten nach und nach schär­fer herausarbeiten.

Vorangegangene Teile der Serie Projektcoaching

• Pro­jekt­coa­ching (01): Nut­zen erkennen
• Pro­jekt­coa­ching (02): Kommunikation
• Pro­jekt­coa­ching (03): Ziele
• Pro­jekt­coa­ching (04): Rollen
• Pro­jekt­coa­ching (05): Risiken
• Pro­jekt­coa­ching (06): Lieferergebnisse
• Pro­jekt­coa­ching (07): Projektstart
• Pro­jekt­coa­ching (08): Sinn stiften
• Pro­jekt­coa­ching (09): Planung
• Pro­jekt­coa­ching (10): Marketing
• Pro­jekt­coa­ching (11): Änderungsmanagement
• Pro­jekt­coa­ching (12): Besprechungen
• Pro­jekt­coa­ching (13): Berichtswesen
• Pro­jekt­coa­ching (14): Meilensteine
• Pro­jekt­coa­ching (15): Führungsrolle
• Pro­jekt­coa­ching (16): Glaubenssätze

Bildnachweis

Das Arti­kel­bild wur­de von Max Braun unter dem Titel „Ord­nung“ auf Flickr ver­öf­fent­licht (Bestimm­te Rech­te vor­be­hal­ten).