Projektcoaching (18): Flöhe hüten

Theo­re­tisch geht es bei einem Pro­jekt doch „nur“ dar­um, eine Men­ge von Auf­ga­ben koor­di­niert im Team abzu­ar­bei­ten. Die­se Auf­ga­ben hei­ßen Arbeits­pa­ke­te, die wie­der­um im Pro­jekt­plan in einen sinn­vol­len zeit­li­chen Ablauf gebracht wer­den. Soweit zur Theo­rie, zum Big-Pic­tu­re. Aber wohin mit den vie­len klei­nen Auf­ga­ben, Auf­trä­gen und Ver­ein­ba­run­gen, die Tag für Tag und Mee­ting für Mee­ting anfal­len? Wo gehö­ren die hin, wie wer­den sie ver­folgt und wie die Ergeb­nis­se doku­men­tiert? Kurz­um: Wie hütet man den sprich­wört­li­chen Sack Flöhe?

Für den Pro­jekt­plan ist etwa „Prü­fen ob Schnitt­stel­le XY auch betrof­fen sein könn­te.“ viel zu fein-gra­nu­lar; maxi­mal ergibt sich aus dem Resul­tat der Auf­ga­be eine Ände­rung des Plans. Jedoch sind die­se Auf­ga­ben wich­tig. Sehr wich­tig sogar. Sie stel­len gewis­ser­ma­ßen das Schmier­mit­tel im Pro­jekt dar, denn sehr viel Kom­mu­ni­ka­ti­on im Team und mit dem Umfeld des Pro­jekts fin­det ent­lang sol­cher Klä­run­gen statt. Nur lei­der meist unstruk­tu­riert und undokumentiert.

In der Regel läuft das dann so. Die­se täg­li­chen, klei­nen Auf­ga­ben wer­den münd­lich oder per E‑Mail ver­teilt. Eine Über­sicht über die­se Auf­ga­ben und ihre Ergeb­nis­se gibt es wie­der nur in Form von E‑Mails oder münd­li­chen Abspra­chen. Nach­voll­zieh­bar­keit? Über­sicht? Fehl­an­zei­ge. Maxi­mal hat der Pro­jekt­ma­na­ger die Über­sicht, weil bei ihm die E‑Mail-Fäden zusam­men lau­fen. Um die­se Über­sicht zu behal­ten, muss dann aber auch alles über den Pro­jekt­ma­na­ger lau­fen. Die abseh­ba­re Fol­ge die­ser Beschäf­ti­gungs­the­ra­pie ist eine Über­las­tung des Pro­jekt­ma­na­gers, noch dazu mit den fal­schen Auf­ga­ben. Selbst schuld, möch­te man fast sagen: jeder bekommt eben das Pro­jekt, das er ver­dient. Die weni­ger offen­sicht­li­che Fol­ge ist aller­dings auch ein Infor­ma­ti­ons­de­fi­zit im gesam­ten Pro­jekt. Wer nicht zufäl­lig im E‑Mail-Ver­tei­ler war, bekommt das Ergeb­nis oft nicht oder zu spät mit.

Irgend­wo zwi­schen der gro­ben Pla­nungs­ebe­ne des Pro­jekt­plans und der Ebe­ne der ganz per­sön­li­chen Auf­ga­ben eines jeden Mit­ar­bei­ters (z.B. „Sta­tus­be­richt aktua­li­sie­ren“) braucht es also eine Zwi­schen­ebe­ne, wo die klei­nen Auf­ga­ben, Klä­run­gen, Abspra­chen, Beschlüs­se, etc. fest­ge­hal­ten kön­nen. Für alle sicht­bar, allen bekannt und von allen genutzt. Wie die­se Ebe­ne letzt­lich imple­men­tiert wird, dar­auf kommt es gar nicht so sehr an. Bewährt hat sich — ganz sim­pel — eine gemein­sa­me Lis­te offe­ner Punk­te in Excel oder — gera­de für ver­teil­te Teams — eine web­ba­sier­te Auf­ga­ben­ver­wal­tung (z.B. Base­camp oder Con­fluence mit Jira; für den Ein­satz von letz­te­rem sei auf //SEIBERT/MEDIA ver­wie­sen; nach­zu­le­sen bei Dr. Ste­fan Hagen). Wich­tig ist nur, dass es ers­tens die­se Ebe­ne gibt und dass sie zwei­tens kon­se­quent von allen genutzt wird. Und dazu gibt es nur ein Rezept: die Ver­wen­dung beharr­lich selbst vor­le­ben. Das ist die Auf­ga­be des Pro­jekt­ma­na­gers und nicht etwa die Fäden in der eige­nen Inbox mit Mühe und Not sor­tiert zu halten.

Vorangegangene Teile der Serie Projektcoaching

• Pro­jekt­coa­ching (01): Nut­zen erkennen
• Pro­jekt­coa­ching (02): Kommunikation
• Pro­jekt­coa­ching (03): Ziele
• Pro­jekt­coa­ching (04): Rollen
• Pro­jekt­coa­ching (05): Risiken
• Pro­jekt­coa­ching (06): Lieferergebnisse
• Pro­jekt­coa­ching (07): Projektstart
• Pro­jekt­coa­ching (08): Sinn stiften
• Pro­jekt­coa­ching (09): Planung
• Pro­jekt­coa­ching (10): Marketing
• Pro­jekt­coa­ching (11): Änderungsmanagement
• Pro­jekt­coa­ching (12): Besprechungen
• Pro­jekt­coa­ching (13): Berichtswesen
• Pro­jekt­coa­ching (14): Meilensteine
• Pro­jekt­coa­ching (15): Führungsrolle
• Pro­jekt­coa­ching (16): Glaubenssätze
• Pro­jekt­coa­ching (17): Effektivität

Bildnachweis

Das Arti­kel­bild wur­de von Chris unter dem Titel „sewing thread“ auf Flickr ver­öf­fent­licht (Bestimm­te Rech­te vor­be­hal­ten).